Ukládání nárokových podkladů

Každý občan během života soustředí řadu dokumentů, které potvrzují nárok na důchod a stanovení jeho výše. Tyto papírové nárokové podklady byly a jsou uloženy na jediném místě - v Ústředním archivu ČSSZ.

Nárokové podklady, které byly vyjmuty z Ústřední evidence, se postupně vyjímají z dávkové spisovny. Po roztřídění a opatření nezbytnými tzv. průvodkami je zaměstnanci ČSSZ naskenují.

Pro vytváření datových vět z již naskenovaných dokumentů jsou využívány nejmodernější a vysoce efektivní technologie.

Automaticky vytvořené datové věty jsou korigovány odbornými pracovníky ČSSZ. Jedině tak je možné podklady využívat v co nejkratší možné době pro vlastní činnosti při vyměřování důchodových dávek.

Nezávisle na předcházejících aktivitách, ale o to důkladněji, je prováděna aprobace veškerých dat v datových větách, které již prošly korekturou. Tato činnost vyžaduje mimořádné soustředění - tak je zaručena absolutní korektnost dat.

Dokonalý systém umožňuje v případě potřeby zpětně z "image" dokumentů uložených v optickém archivu vytisknout jejich věrné kopie. V tomto centru jsou rovněž tištěny veškeré protokoly a průvodky pro dávky, které jdou do zpracování v digitalizačním procesu.

Zaměstnanci pracoviště centrálního sběru dat ČSSZ v průměru ročně zpracují 1,5 milionu dokumentů, což v přepočtu představuje cca 225 milionů znaků. Data jsou pořizována ze 20 různých typů formulářů. Pořízená - vytěžená data jsou po přenosu následně zpracovávána dle speciálně sestaveného harmonogramu Centrálním výpočetním systémem.

Vzhledem k velkému objemu dat jsou používány nejmodernější technologie, které umožňují co nejefektivnější přístup k datům. Jedním z takových technologických zařízení je magnetopásková knihovna obsluhovaná robotem.

V datovém skladu a optickém archivu jsou uloženy veškeré digitalizované nárokové podklady a dokumenty, které mají vztah k důchodovému řízení. Data jsou dále průběžně ukládána tak, jak nárokové podklady přicházejí do ČSSZ. V datovém skladu a optickém archivu je bezpečně uloženo, díky vytváření bezpečnostních kopií, 38 milionů image dokumentů a 24 milionů datových vět.

ČSSZ je podle některých odborných zdrojů třetím státem v Evropě, který má tyto dokumenty v digitální formě a prvním státem, který tento proces zvládl v tak rekordně krátké době. Bylo zpracováno 36 milionů dokumentů. Digitalizace probíhala v nepřetržitém třísměnném provozu po dobu téměř tří měsíců.